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Settembre 2015

L’importanza dell’oggetto nella mail: ordinare prima per non perdere tempo poi

Sottotitolo non presente

Oggetto: progetto Mrossa
                 progetto MR
                 MR project
                 modifiche progetto Mrossa
                 progetto MR + company profile
                 progetto mrossa rev.2
Potremmo andare avanti tutto il giorno.
Signore e signori questo è un post sull’importanza dell’ordine scritto da una disordinata cronica.
Tenere una scrivania ordinata. Tenere un desktop visivamente leggero. Tenere un’agenda di appuntamenti e appunti e non pizzini sparsi in qua e là. Semplici comportamenti che dovrebbero venire naturali ma che purtroppo risultano estremamente difficili per alcuni, tipo me.
Quando si tratta di mail di lavoro dovrebbe essere tutto più semplice perché la funzione cerca ci permette di spaziare tra i vari account di posta e di risalire molto indietro nel tempo ammesso che… ed eccoci qua: ammesso che cerchiamo la mail che vogliamo con la/le parola/e giusta/e.
Diversi oggetti per mail che riguardano uno stesso progetto creano confusione, fanno perdere tempo, fanno innervosire e tutto a discapito della nostra serenità lavorativa.
Possiamo distinguere due situazioni tipo: mail all’interno del team di lavoro che sta sviluppando un progetto e mail verso clienti o clienti potenziali.
Nel primo caso è “semplicemente” un discorso di cura e attenzione per i colleghi. Nel tran-tran quotidiano cercare una mail che non ha oggetto può risultare veramente snervante. Le piccole cose, dando per buone le grandi, fanno la differenza. Pensare con un pizzico di buon senso all’oggetto può evitarci di avere 8 conversazioni con altrettanti oggetti differenti sullo stesso progetto. E’ l’accortezza che ci permette di smarcare più in fretta le nostre interminabili to do list e la finezza che nell’urgenza ci permette di trovare subito quello che stiamo cercando.
Nel secondo caso non si tratta solo di attenzione. L’oggetto è a tutti gli effetti un titolo, se non di più. Anticipa i contenuti e dovrebbe catturare l’attenzione del nostro destinatario. Nell’email marketing l’oggetto non è un elemento esterno o accessorio ma è parte integrante della campagna.
Le liste piacciono a tutti. O comunque a noi molto quindi vi proponiamo il nostro personalissimo elenco delle 10 cose da tenere a mente quando arrivate a riempire lo spazio “oggetto”.
1. Evita il vuoto cosmico, è proprio sintomo di sciatteria e disattenzione per quello che stai facendo; se è voluto è presunzione e mancanza di rispetto per i motivi di cui sopra,
2. brevità: dritti al punto e niente sprechi di parole,
3. no (NO!) al maiuscolo, fino a prova contraria la netiquette non è ancora passata di moda,
4. important first! (le informazioni più importanti all’inizio),
5. una buona CTA non guasta mai: usa verbi, fai domande e coinvolgi,
6. occhio al copia incolla: sei un ufficio stampa e devi mandare la stessa mail a contatti diversi? Perfetto, non mandare a Riccardo una mail per Alice,
7. localizza
8. sii tempestivo e soprattutto rilevante,
9. attenzione alla creatività con punteggiatura, simboli e emoticon varie,
10. evita parole come: gratis, credito, offerta, tempo limitato e tutto quello che a te ricorda lo spam. Lo ricorda anche a Google e a chi leggerà la tua mail.
In generale è sempre buona norma tener presente che: un oggetto chiaro e immediato crea l’abitudine all’apertura.

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